Emailskabeloner

Ændret den Tue, 10 Feb kl. 10:23 AM

INDHOLDSFORTEGNELSE

Aktivér/Deaktivér en emailskabelon
Brug standard emailskabelon
Lav din egen emailskabelon
Konfigurér svaremail
Typer af emailskabeloner

I PeakWMS finder du forskellige emailskabeloner. Emailskabelonerne udsendes til dine kunder i forskellige flows i PeakWMS.

Aktivér/Deaktivér en emailskabelon

Du kan aktivere og deaktivere emailskabeloner i PeakWMS. De emailskabeloner, som du ønsker at benytte i PeakWMS, skal være aktive, for at PeakWMS kan sende dem ud.

Ønsker du ikke at bruge en emailskabelon, anbefales det, at du deaktiverer den. Deaktiveres en emailskabelon, sendes den ikke til dine kunder.

En emailskabelon er aktiv, når togglen på emailskabelonen er orange. Vil du deaktivere emailskabelonen, skal toggle skabelonen, så den er grå.

Brug standard emailskabelon

Når en emailskabelon er slået til, bruges som standard den "standardskabelon" som PeakWMS har oprettet. Du kan se standardskabelonen ved at klikke ind på emailskabelonen og vælge "Ny skabelon".

Finder du, at standardskabelonen er fin til dine behov, kan denne bruges til udsendelse til dine kunder.

Lav din egen emailskabelon

Har du behov for andre oplysninger i dine mails til kunderne, kan du oprette din egen emailskabelon. Det føres ved at vælge den pågældende emailskabelon og klikke på "Opret".

Du kan læse mere, om hvordan du opretter en emailskabelon med egen tekst i denne artikel:

Opret Emailskabelon

Konfigurér svaremail

Du har mulighed for at konfigurere en svaremail pr. emailskabelon i PeakWMS. Med svaremail menes en email, som kunderne kan svare til, når de modtager en email, der er udsendt via PeakWMS.

Emails, der udsendes fra PeakWMS, vil altid have PeakWMS' noreply mail som afsender, men ved at konfigurere en svaremail, har dine kunder mulighed for at svare til en email tilknyttet din organisation. På den måde kan du f.eks. konfigurere, at retur-emails skal sendes til returafdelingen.

Typer af emailskabeloner

Der findes ialt 17 forskellige emailskabeloner i PeakWMS. Det er ikke alle emailskabeloner, der er relevante for dig og din virksomhed.

Brugerinvitation

Emalskabelonen "Brugerinvitation" bruges, når du sender en invitation til en bruger i PeakWMS. Emailskabelonen indeholder et link, som brugeren skal bruge til at bekræfte din PeakWMS-bruger.

Emailskabelonen "Brugerinvitation" er den eneste emailskabelon, der ikke kan slåes fra. Det skyldes, at denne mail er eneste mulighed for at bekræfte en bruger, der inviteres via email.

Emailskabelonen sendes, når du opretter en bruger via knappen "Invitér via email" under Indstillinger > Brugerstyring > Brugere.

Retur/Tilbagebetaling

Returlabel

Emailskabelonen "Returlabel" sendes, når din kunde anmoder om en returlabel via PeakWMS' returportal, eller hvis du manuelt henter en returlabel på en ordre, og sender den via email via PeakWMS.

Ordre refunderet

"Ordre refunderet"-emailskabelonen sendes til din kunde, når du refunderer en ordre via værktøjet "Retur/Tilbagebetaling" i PeakWMS. Mailen udsendes KUN, hvis du refunderer penge eller gavekort til kunden. Emailskabelonen benyttes ikke, hvis du returnerer uden refundering.

Ordre returneret uden refundering

"Ordre returneret uden refundering" sendes ud til din kunde, når du har returneret en ordre via "Retur/Tilbagebetaling" i PeakWMS, men ikke har refunderet et beløb eller gavekort til kunden.

Betaling

Betalingspåmindelse

Emailskabelonen "Betalingspåmindelse" kan udsendes til kunden ved manglende betaling af en kundeordre. OBS! Emailskabelonen fungerer kun, hvis du har en direkte betalingsintegration i PeakWMS.

Inkassoadvarsel

"Inkassoadvarsel" sendes som advarselsmail, ved manglende betalin af en kundeordre. OBS! Emailskabelonen fungerer kun, hvis du har en direkte betalingsintegration i PeakWMS.

Indkøb

Forventet leveringsdato ændret

I PeakWMS' indkøbssystem, har du mulighed for at angive "Forventet modtagelse" på dine indkøbsordrer og indkøbsordrelinjer. Ændres den forventede modtagelse på en indkøbsordre eller indkøbsordrelinje, så sender PeakWMS en mail til de kunder, der har lagt ordrer, der venter på leverancen. I mailen informeres kunden om en ny forventet leveringsdato på produktet.

Emailskabelonen bruges både ifm. ændring af forventet modtagelse på indkøbsordren og på de enkelte indkøbsordrelinjer. Opdateres forventet modtagelse på en indkøbsordre, sendes mail til alle kunder, der har bestilt et produkt, hvis leveringstid er påvirket af ændringen.

Oprettelse af indkøbsordre

Når du bruger PeakWMS' indkøbsbehov, kan der sendes en mail til leverandørerne, der bestilles varer hos, når indkøbsbehovet er gennemført.

Emailskabelonen "Oprettelse af indkøbsordre" bruges til udsendelse af mails til leverandører, når en indkøbsordre oprettes via indkøbsbehovet.

OBS! Mailen sendes kun ved oprettelse af indkøbsordre via indkøbsbehov. Der sendes ikke mail til leverandøren ved manuel oprettelse eller ved oprettelse via import. For at mailen kan sendes, skal der aktivt indtastes en emailadresse for leverandøren i indkøbsbehovet.

ERP

Tilbud

Emailskabelonen sendes, hvis der oprettes og skal sendes et tilbud til en kunde i forbindelse med en ERP ordre. Det er et krav, at ERP ordren er oprettet via PeakWMS. OBS! Virker kun for E-conomic.

Emailflowet virker kun ved oprettelse af E-conomic ordre oprettet via denne action under Ordrer i PeakWMS:

Kunde faktura

Kunde faktura emailskabelonen sendes, når en ordre er blevet faktureret via ERP-system. Emailskabelonen benyttes udelukkende ifm. ERP-ordrer.

Ordrer

Pakkevideo

"Pakkevideo"-emailskabelonen udsendes, når du vil sende en pakkevideo til en kunde. Pakkevideoen sendes, ved at klikke på "Pakkevideo"-ikonet på plukkeordren, hvor kundens email noteres.

Email-flowet triggers udelukkende ved afsendelse af pakkevideo gennem denne funktion.

Rabatkode/Tilgodebevis

Forklaring

I PeakWMS har du mulighed for at udsende rabatkode eller tilgodebevis ved returnering af ordrer via PeakWMS. Ved retur på rabatkode eller tilgodebevis, kan PeakWMS sættes op til at sende en mail til kunden med informationer om rabatkoden eller tilgodebeviset, der er oprettet på baggrund af deres retur.

Mailen sendes, når returordrer oprettet med ønsket handling Rabatkode eller Tilgodebevis, refunderes via værktøjet Retur/Tilbagebetaling.

OBS! Rabatkode-funktionen fungerer kun for Shopify kunder, der som minimum har Shopify Plus. Tilgodebevis-funktionen fungerer kun for DanDomain. Der er ikke mulighed for håndtering af rabatkoder/gavekort for WooCommerce.

Ordre klar til afhentning

Har du ordrer til afhentning på dit lager eller i din butik, kan du sætte PeakWMS op til at sende en mail til kunden når:

Ordren er pakket (Simpel afhentning)
Ordren er scannet klar til afhentning (Afhentningsdialog)

For at sende emailen og aktivere emailflowet, er det vigtigt, at emailskabelonen er slået til. Derudover må flaget "Send afhentning klar emails fra webshop" IKKE være slået til.

Email-flowet triggers på forskellige tidspunkter, alt efter hvilket afhentningsflow man benytter.

Simpel afhentning

Bruger du simpel afhentning sendes mailen til kunden, så snart ordren er pakket via pakkeprocessen. Mailen sendes sammen med den pickOrderPacked-besked, der sendes til webshoppen, så betalingen for ordren kan trækkes.

Afhentningsdialog

Bruger du PeakWMS' afhentningsdialog sendes afhentning klar mailen først til kunden, når du har scannet ordren klar til afhentning via Værktøjer > Afhentning. Når ordren er scannet klar til afhentning, sendes en mail til kunden, der informere om, at ordren er klar til afhentning. Når kunden afhenter sin ordre, scannes ordren afhentet, og PeakWMS giver besked til webshoppen om, at betalingen på ordren kan trækkes.

Vareejer/3PL

Daglige vareejer rapporter

Emailskabelonen "Daglige vareejer rapporter" sendes dagligt til oprettede vareejere. I mailen inkluderes rapporter over følgende:

Oversigt over dagens forsendelser
Oversigt over dagens modtagelser
Oversigt over beholdninger

Mailen sendes til den emailadresse, der er angivet på vareejeren. Mailen sendes én gang i døgnet.

Indkøbsordre lukket

Emailskabelonen "Indkøbsordre lukket" kan bruges af 3PL kunder i PeakWMS. Emailskabelonen kan bruges til at informere webshopejere om, at en indkøbsordre er lukket og modtagelse af varer på indkøbsordren er afsluttet.

Emailskabelonen udsendes til den mail, der er angivet for "Indkøbsordre lukket" i vareejeropsætningen.

Emailskabelonen triggers, når en indkøbsordre lukkes i PeakWMS.

Ankomstregistrering

Forsendelse afsendt

Emailskabelonen "Forsendelse afsendt" sendes kun ved brug af værktøjet "Ankomstregistrering". Dette er et specialflow til modtagelse af varer i PeakWMS.

Forsendelse pakket

Emailskabelonen "Forsendelse pakket" sendes, når en forsendelse pakkes. Emailskabelonen bruges udelukkende med værktøjet "Shipping".